Privacy Policy

YOUR INFORMATION. YOUR RIGHTS. OUR RESPONSIBILITIES.

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE READ IT CAREFULLY.

Your Rights

You have the right to:

  • Get a copy of your paper or electronic medical record
  • Correct your paper or electronic medical record
  • Request confidential communication
  • Ask us to limit the information we share
  • Get a list of those with whom we’ve shared your information
  • Get a copy of this privacy notice
  • Choose someone to act for you
  • File a complaint if you believe your privacy rights have been violated

Your Choices

You have some choices in the way that we use and share information as we:

  • Tell family and friends about your condition
  • Provide disaster relief
  • Include you in a hospital directory
  • Provide mental health care
  • Market our services and sell your information
  • Raise funds

Oour Uses and Disclosures

  • We may use and share your information as we:
  • Treat you
  • Run our organization
  • Bill for your services
  • Help with public health and safety issues
  • Do research
  • Comply with the law
  • Respond to organ and tissue donation requests
  • Work with a medical examiner or funeral director
  • Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests
  • Respond to lawsuits and legal actions

Your Rights

When it comes to your health information, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.

Get an electronic or paper copy of your medical record

  • You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. Ask us how to do this.
  • We will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.

Ask us to correct your medical record

  • You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Ask us how to do this.
  • We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.

Request confidential communications

  • You can ask us to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address.
  • We will say “yes” to all reasonable requests.

Ask us to limit what we use or share

  • You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations. We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would affect your care.
  • If you pay for a service or health care item out-of-pocket in full, you can ask us not to share that information for the purpose of payment or our operations with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that information.

Get a list of those with whom we’ve shared information

  • You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.
  • We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.

Get a copy of this privacy notice

  • You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.

Choose someone to act for you

  • If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information.
  • We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.

File a complaint if you feel your rights are violated

  • You can complain if you feel we have violated your rights by contacting us using the information on page 1.
  • You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.
  • We will not retaliate against you for filing a complaint.

Your Choices

For certain health information, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.

In these cases, you have both the right and choice to tell us to:

  • Share information with your family, close friends, or others involved in your care
  • Share information in a disaster relief situation
  • Include your information in a hospital directory

If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.

In these cases we never share your information unless you give us written permission:

  • Marketing purposes
  • Sale of your information
  • Most sharing of psychotherapy notes

In the case of fundraising:

  • We may contact you for fundraising efforts, but you can tell us not to contact you again.

Our Uses and Disclosures

How do we typically use or share your health information?
We typically use or share your health information in the following ways.

Treat you

We can use your health information and share it with other professionals who are treating you.

Example: A doctor treating you for an injury asks another doctor about your overall health condition.

Run our organization

We can use and share your health information to run our practice, improve your care, and contact you when necessary.

Example: We use health information about you to manage your treatment and services.

Bill for your services
We can use and share your health information to bill and get payment from health plans or other entities.

Example: We give information about you to your health insurance plan so it will pay for your services.

How else can we use or share your health information?
We are allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. For more information see

www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.

Help with public health and safety issues

We can share health information about you for certain situations such as:

  • Preventing disease
  • Helping with product recalls
  • Reporting adverse reactions to medications
  • Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence
  • Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety

Do research

We can use or share your information for health research.

Comply with the law

We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law.

Respond to organ and tissue donation requests

We can share health information about you with organ procurement organizations.

Work with a medical examiner or funeral director

We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.

Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests

We can use or share health information about you:

  • For workers’ compensation claims
  • For law enforcement purposes or with a law enforcement official
  • With health oversight agencies for activities authorized by law
  • For special government functions such as military, national security, and presidential protective services

Respond to lawsuits and legal actions

We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.

1. We do not create or manage a hospital directory.
2. We will not share any substance abuse treatment records without your written permission.

Our Responsibilities

  • We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
  • We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
  • We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
  • We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.

For more information see:

www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html

Changes to the Terms of this Notice

We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, in our office, and on our web site.

This Notice is effective September 23, 2013

This Notice of Privacy Practices applies to the following organization:
The Institute for Child and Family Health, Inc. and any of its programs.

ICFH’s Privacy Officer is Nivia Peña whose e-mail address is npena@icfhinc.org and phone number is (305) 687-3262. If unable to reach the Privacy Officer, you can speak to someone in the Compliance Office at that same number, (305) 687-3262.

SPANISH

Institute for Child and Family Health, INC.

Notificación de los Reglamentos de Privacidad

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE COMO LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED PUEDE SER USADA Y REVELADA Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR LÉALO CUIDADOSAMENTE.

INSTITUTE FOR CHILD AND FAMILY HEALTH, INC. (“ICFH”) ha adoptado las siguientes polizas y procedimientos para protección de la privacidad de nuestros clientes.

Nuestra Obligación hacia Usted, el Cliente

Nosotros a ICFH respetamos su privacidad. Como parte de nuestro código de ética. La ley nos requiere mantener la privacidad de la “información de salud protegida” de Usted, notificarlo de nuestros deberes legales y sus derechos legales, y tambien seguir las pólizas de privacidad descritas en este aviso. La “información de salud protegida” incluye cualquier información creada o recibida por nosotros lo identifique y esté relacionada a su salud o al pago de sus servicios.

El Uso y Revelación de Información sobre Usted

El uso y revelación para tratamiento, pago y funciones operacionales.

Nosotros usaremos su información de salud protegida y la revelaremos a otros como sea necesario para poder proporcionarle el tratamiento a Usted. A continuación le damos algunos ejemplos:

Varios miembros de nuestro personal pueden ver su expediente clínico en el transcurso de su tratamiento. Esto incluye a los supervisores clínicos, otros terapeutas, médicos, y oficinistas.

Debido a que nosotros somos un centro de entrenamiento, una persona en entrenamiento bajo la supervisión de un profesional autorizado puede proporcionar los servicios a usted. La persona en entrenamiento compartirá su información de salud protegida con el supervisor.

Terapeutas con impedimentos físicos pueden necesitar a un ayudante que realice ciertas tareas esenciales para su tratamiento. En el transcurso de esa ayuda, su información de salud protegida puede ser revelada.

Nosotros podemos proporcionar información a su plan de salud, a Medicaid, al Departamento de Children & Familias (“DCF”), a la corte, a la escuela, o a otro proveedor de tratamiento para poder derivar el caso o para consulta clínica.

Nosotros podemos comunicarnos con Usted para recordarle las citas.

Nosotros podemos comunicarnos con Usted para informarle sobre servicios que nosotros ofrecemos que podrían ser de beneficio para Usted.

Nosotros podemos contactar a quien fuera necesario, si existiere la posibilidad de que se haga daño corporal serio a Usted mismo ó a otros en el futuro cercano.

Si usted es un menor de edad y recibe tratamiento en su escuela, su maestro y/o consejero de la escuela están involucrados en su tratamiento y tienen el “mínimo acceso necesario” a su información de salud protegida.

Si usted está participando en terapia familiar, los miembros de la familia pueden compartir sus confidencias como parte de su tratamiento.

Nosotros usaremos o revelaremos su información de salud protegida como sea necesario para recibir el pago por el servicio rendido a Usted. Por ejemplo, su diagnóstico y el servicio que nosotros damos se incluyen en las facturas que nosotros enviamos a su plan de seguro de salud, a Medicaid, al sistema escolar, ó a otras entidades que nos ayudan economicamente. Esas entidades pueden requerir la información de salud para confirmar que el servicio dado esta cubierto por su programa de beneficios y que es medicamente necesario. Un proveedor de cuidado de salud que le da servicio a Usted, como un servicio de cuidado auxiliar, puede necesitar la información sobre Usted para recibir el pago de sus servicios.

Nosotros estamos bajo contrato y recibimos fondos como un proveedor del Departamento de Niños y Familias de la Florida (“DCF”). La ley requiere que DCF evalúe los resultados y la efectividad del programa para supervisar los fondos públicos. Por consiguiente, nuestros contratos y los estatutos nos exigen proporcionar al Estado información del cliente y la información de salud protegida de los clientes que están inscritos en estos programas.

También puede ser necesario usar o revelar la información de salud protegida para nuestro funcionamiento operacional o el de otra organización que tiene una relación con usted. Por ejemplo, nuestro personal encargado del control de calidad revisa los expedientes para asegurar que nosotros proveemos tratamiento apropiado, de alta calidad y que mantenemos los archivos apropiadamente. Algunos otros ejemplos son: nuestra agencia acreditadora puede revisar su expediente para asegurar que nos encontremos dentro de las normas nacionales en la calidad de servicios. Nosotros tenemos varias entidades que nos ayudan económicamente que hacen posible la provisión de servicios a nuestros clientes. Esas entidades hacen auditorías para asegurar el uso apropiado de sus fondos. En estas auditorías, nuestras fuentes de fondos pueden revisar su expediente.

 

Nuestra Póliza:

Nuestra póliza es obtener un permiso general escrito para usar y revelar su información de salud protegida para los siguientes propositos: tratamiento, pago o funcionamiento operacional. Le pediremos que firme un formulario de Consentimiento para permitir todos estos usos y revelaciones de su información.

Emergencias. Si hay una emergencia, revelaremos su información de salud protegida como sea necesario a las personas que la necesitan para poder atenderlo.

Revelaciones a su familia y amigos. Si usted es un adulto, usted tiene el derecho de controlar la información que es revelada sobre usted a cualquier otra persona, incluso a miembros de la familia o amigos. Si usted nos pide que su información sea confidencial, nosotros respetaremos sus deseos. Pero si Usted no objeta, nosotros compartiremos la información con miembros familiares o amigos involucrados en su tratamiento para que lo ayuden cuando sea necesario.

Si usted es un niño, su padre o tutor tiene el derecho a un resumen de su plan de tratamiento y a conocer su condición mental actual. Generalmente, aunque hay excepciones, se le permitirá a su padre o tutor revisar y copiar su expediente. Un ejemplo de excepción existe en situaciones de abuso infantil. El permiso de acceso paternal a su expediente será decidido por un profesional licenciado autorizado y si estima en su juicio profesional que negar el acceso es apropriado.

Revelaciones a las agencias de vigilancia de salud. Estamos obligados legalmente a revelar la información de salud protegida a ciertas agencias gubernamentales, incluso el Departamento Federal de Salud y Servicios Humanos (Department of Health and Human Services).

Revelaciones a las agencias de proteccion del niño. Nosotros revelaremos información de salud protegida cuando sea necesario para cumplir con la ley estatal que requiere que reportemos cualquier sospecha de abuso, negligencia, o abandono de un niño.

Revelaciones para advertir. Nosotros podemos revelar información de salud protegida cuando sea necesario para advertirle a un posible víctima o a los oficiales de la ley si existe peligro de que se haga daño físico a Usted mismo o a otra persona.

Otras revelaciones sin su permiso escrito. Hay otras circunstancias en las que la ley nos puede requerir que revelemos la información de salud protegida sin su permiso. Estas circunstancias incluyen revelaciones hechas:

Para cumplir con una orden de la corte;
A las autoridades de salud pública;
A oficiales de la ley en algunas circunstancias;
A las instituciones correccionales con respecto a los presos;
A los oficiales federales para actividades legales o de inteligencia;
A investigadores involucrados en los proyectos de investigaciones aprobadas; y
Por otras razones requeridas por la ley.

Si usted está en un Programa de Tratamiento de Abuso de Alcohol y Drogas de ICFH nosotros seguiremos las provisiones del 42 CFR Part 2 y la ley Estatal aplicable a la revelación de información de salud protegida. Nosotros revelaremos la información de salud protegida a una tercera persona con su permiso escrito, para responder a una emergencia médica, como parte de un programa de investigación autorizado, para cumplir con auditorías o evaluaciones requeridas, o requeridas por una orden judicial. Si alguien nos pide su expediente, Usted será notificado y le pediremos su autorización. Si usted se niega a autorizar o no es posible para nosotros avisarle personalmente, nosotros no revelaremos su información sin un orden judicial.

Audiograbación y/o Videograbación de Sesiones de Terapia. Nosotros pediremos su autorización por escrito para grabar en audio y/o vídeo sus sesiones para que nosotros usar estas grabaciones para entrenar y supervisar a nuestro personal. Cualquier información grabada será confidencial y compartida unicamente con personas directamente involucradas en el entrenamiento ó la supervisión. Las cintas serán borradas ó destruidas cuando ya no sean necesarias para la supervisión ó el entrenamiento.

Revelaciones con su permiso. Ningúna otra revelación de información de salud protegida se hará a menos que usted la autorice por escrito.

Sus Derechos Legales

Derecho a pedir comunicaciones confidenciales. Usted puede pedir por escrito que nuestros contactos con usted, como recordatorios de citas o envíos de facturas, se hagan de una manera confidencial. Nosotros honraremos su petición si usted nos informa como procesar las transacciones del pago.

Derecho a pedir restricciones al uso y revelación de su información. Usted tiene derecho a pedir restricciones en nuestro uso de su información de salud protegida por rezones específicas, o revelaciones de esa información a terceras personas. No estamos obligados a aceptar una restricción, pero nosotros consideraremos su petición.

Derecho a revocar un Consentimiento o Autorización. Usted puede revocar un Consentimiento escrito o una Autorización para nosotros usar o revelar su información de salud protegida. La revocación no es aplicable a cualquier uso de su información anterior a la fecha de la revocación.

Derecho a revisar y copiar su expediente. Usted tiene el derecho de revisar los expedientes usados para tomar decisiones sobre usted. Usted debe hacer su pedido por escrito. Nosotros cumpliremos dentro del tiempo permitido por la ley y le permitiremos revisar su expediente a menos que un profesional clínico determine que esto crearía un riesgo sustancial de daño físico a usted o a otra persona. Si otra persona proporcionara la información sobre usted a nuestro personal clínico confidencialmente será excluída del expediente antes de que sea compartido con usted. Nosotros también anularemos cualquier información de salud protegida sobre otras personas.

Si usted lo pide, nosotros haremos una copia de su expediente para usted y le cobraremos una cuota razonable por este servicio.

Derecho a “enmendar” el expediente. Si usted cree que su expediente contiene un error, usted puede pedirnos por escrito que lo enmendemos. Si hay un error, se hara una nota en el expediente para corregir el error. Si no, le informara y se le permitira la oportunidad de agregar una declaración corta al expediente explicando por qué usted cree que el expediente es inexacto. Esta información será incluída como parte del expediente y será divulgado a otros si podría afectar las decisiones que ellos hacen sobre usted.

Derecho a una constancia. Usted tiene el derecho a una constancia de algunas revelaciones de su información de salud protegida a terceras personas. Esto no incluye revelaciones que usted autoriza, o revelaciones que ocurren en el transcurso del tratamiento, pago o funcionamientos operacionales. Nosotros proporcionaremos una contabilidad de otras revelaciones hechas en seis años, empezando el 14 de abril de 2003. Si un oficial de la ley está haciendo una investigación sobre un crimen, y este oficial lo pide, nosotros suspenderemos el registro de lo que le divulguemos a ellos.

Derecho a una copia escrita de esta Notificación. Usted tiene el derecho a una copia escrita de cualquier Notificación de los Reglamentos de Privacidad anunciada en nuestro sitio web, ICFHinc.org.

Cómo Ejercer Sus Derechos

Las preguntas sobre nuestras pólizas y procedimientos, peticiones para ejercer estos derechos, y cualquier queja deben dirigirse a nuestra Persona de Contacto.

Nuestra Persona de Contacto es la Funcionaria de Privacidad. La Persona de Contacto puede localizarse en el (305) 687-3262.

Representantes personales. El representante personal de un cliente puede actuar en su nombre ejerciendo sus derechos de privacidad. Esto incluye al padre o tutor de un menor. En algunos casos, los adolescentes pueden tomar sus propias decisiones en cuanto a su deseo de recibir servicios para diagnosis, evaluaciones, y servicios terapéuticos así como la revelación de su información de salud protegida. Si un adulto está incapacitado para tomar sus propias decisiones, el representante personal normalmente sería su esposo/a u otro miembro de la familia inmediata. Un individuo también puede concederle el derecho a otra persona para actuar como su representante personal con un permiso dado con anterioridad o un testamento en vida (“living will”).

La revelación de información de salud protegida a los representantes personales puede limitarse en casos de abuso doméstico o abuso infantil.

Quejas

Si usted tiene cualquier queja o preocupaciones sobre nuestras pólízas o prácticas de privacidad, por favor someta una Queja a nuestra Persona de Contacto. Si usted desea, la Persona de Contacto le dará un formulario que usted puede usar para someter una Queja.

Usted también puede someter una queja al Departamento de Estados Unidos de Salud y Servicios Humanos (DHHS). Envíe su queja a:

Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
200 Independence Avenue, S.W.
Room 509F, HHH Building
Washington, D.C. 20201
OCR Hotlines-Voice: 1-800-368-1019

Nosotros nunca tomaremos una acción contra usted por someter una queja.

Fecha de efectividad

Estas pólizas y procedimientos fueron aprobados el 20 de marzo del 2003. Los mismos serán efectivos a partir del 14 de abril de 2003.

Internet Privacy Policy

You can trust us with your information.
We’re very sensitive to privacy issues and respect your right to privacy. It’s important for you to know how we handle the information we receive from you via the Internet.

Protecting your confidential information
We have taken precautionary measures to make all information received from our online visitors as secure as possible against unauthorized access and use. We do not sell or share information to companies outside of our organization.

However, it may be necessary for us to provide information to contracted external partners in order to respond to your inquiries and to provide you with services on our behalf. They may only use the information provided for the specified use and project.

Your online preferences
We use “cookie” technology to obtain usage information from our online visitors. You may disable your cookie information by adjusting your browser preferences on your personal computer at any time. Keep in mind that cookies do not identify a specific user and are not used to collect any personal information.

In order to provide you with the best possible service and relevant information to you, we use cookies to:
• Track resources and data accessed on the site per visitor
• Record general site statistics and activity
• Assist users experiencing Web site problems

Your data is safe
We have appropriate security measures in place in our physical facilities to protect against the loss, misuse or alteration of information that we have collected from you at our site.

Our online communication practices
You should know that unless otherwise noted, the email functionality on our site does not provide a completely secure and confidential means of communication. It is possible that your email communication may be accessed or viewed inappropriately by another Internet user while in transit to us. If you wish to keep your information completely private, you should not use email.

We may send email communications to you related to general health topics, Web site updates, special programs, upcoming events and training courses.

We may also send electronic newsletters on a periodic basis to various individuals and organizations. To opt-out of the newsletter you’re receiving, click on the opt-out button associated with the specific communication.

Acceptiva Privacy Policy

Our Commitment to Your Privacy
Acceptiva is dedicated to enabling the acceptance of online transactions in a professional, simple, secure, and affordable manner. We have developed the following Privacy Policy to fulfill our commitment to our clients with regard to the privacy of their donor’s information.

Credit Card Numbers
When an individual uses the Acceptiva payment platform, billing information including the name on the individual’s card, billing address and expiration date is used to process the transaction. All of this information is encrypted using 128 bit SSL, industry standard secure technology. This encryption is designed to prevent theft or interception of the information as it traverses our data network.

Completing a transaction online using the Acceptiva payment platform will not open an individual’s personal information to misuse. Acceptiva does not disclose, sell, trade, rent, or otherwise reveal credit card or other personal information to third parties, including advertisers or marketers. Demographic and usage data may be used by Acceptiva in aggregate for internal analysis, but at no time are individual credit card numbers ever communicated or shared with anyone.

E-mail Addresses
Acceptiva collects individual’s e-mail addresses in order to send them confirmation of transactions and the appropriate receipt for their records. If an individual checks the box to receive a newsletter from our client, this information is supplied to our client. E-mail addresses collected during the transaction process are the property of our client and will never be used by Acceptiva other than to contact the owner of the e-mail address in regard to a transaction on the Acceptiva payment platform, should the need arise.

Acceptiva will not disclose, sell, trade, rent, or otherwise reveal individual’s e-mail addresses to a third party, other than to Acceptiva’s client.

Each client may have a privacy policy that differs from Acceptiva’ privacy policy. Please refer to the client’s own privacy policy. Acceptiva is not responsible for any uses of an individual’s information by our clients.

The Acceptiva Privacy Policy outlined above is subject to any legal requirements of disclosure dictated by statute or by an order of an appropriate court of law.